各乡镇、县直各单位：
　　为了更好地贯彻执行《党政领导干部选拔任用工作条例》、《干部档案工作条例》等文件精神和有关规定，进一步理顺组织人事工作程序，规范干部选拔任用、党员发展等组织人事工作，通过不断充实和完善干部人事档案内容，促进我县干部人事档案材料的收集、报送、归档工作制度化、规范化，使干部人事档案更好地为新时期的组织人事工作服务，着力提高我县组织人事工作整体水平，现就加强和规范组织人事工作相关材料的收集、报送、归档工作的有关问题通知如下：
　　一、干部人事档案材料的收集范围
　　第一类　履历材料
凡是以反映个人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料均属本类。具体包括：
　　1、各类人员（如：职员、教师、医务人员、军人、工人、学员、学生等）的履历表（书）、简历表、登记表；《干部履历表》要严格按照填表说明进行规范填写，没有内容的项目要填“无”，需要本人签名的、单位审核盖章的要签名、盖章，必须有本人的近期二寸正面半身免冠彩色照片；
　　2、主要内容为个人简历的审查表、调查表；以履历为主，带有鉴定的履历表、简历表、登记表；
　　3、个人从事革命活动的简历材料；
　　4、更改姓名的报告及批件；
　　5、本人填写的反映个人经历的材料。
　　●第二类　自传材料
　　1、本人历次所写自传（思想自传、历史自传、反省自传、小史、小传）及带有自传内容的材料；
　　2、以自传为主，带有自传的履历表（书）、简历表、鉴定表；
　　3、有自传内容的入党入团申请书（与申请书能分开的）。
　　●第三类　鉴定、考核、考察材料
　　1、考核登记表、民主评议和组织考核的综合材料、组织审定的考察材料、定期考核材料、后备干部登记表等材料；其中1994年以来的《年度考核登记表》应齐全，有本人签名和组织盖章；
　　2、各类人员历年的鉴定（包括自我鉴定）；
　　3、以鉴定为主要内容的各类人员登记表；
　　4、组织上正式出具的鉴定性的表现情况材料；
　　5、出国、出境、调动、学生毕业或结业的鉴定；
　　6、以考核为主要内容的材料。
　　●第四类　学历和评聘专业技术职务材料
　　1、包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料，干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等材料；
　　2、具体要求:
　　⑴、“文革”（1966年）以前毕业的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；
　　⑵、1970－1976年入学的，须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；
　　⑶、1977年以后入学的：
　　①大学本（专）科学历须有高校学生登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表；
　　②硕士研究生学历须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、硕士研究生学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定及有关材料，参加硕士研究生单独考试的，学历材料中还应有专家推荐表；
　　③博士研究生学历须有专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定及有关材料。
　　⑷、同等学历申请硕士学位的，须有学位课程进修成绩单、国家统考科目统考成绩单、授予硕士学位决定及有关材料；
　　⑸、获得党校学历的，须有学历证明、学员登记表、学员成绩表和学员毕业鉴定表；
　　⑹、获得其他学历的，须有教育部规定的相关材料；
　　⑺、三个月以上的理论、专业、技能等培训材料齐全；
　　⑻、评聘专业技术职务（任职资格）的材料齐全：套改和晋升专业技术职务（职称）呈报审批表，聘任专业技术职务的呈报审批表。
　　●第五类　政治历史情况的审查材料
　　1、审查干部政治历史情况的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或情况说明材料，作为结论依据的调查证明、证据材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料；
　　2、家庭出身、家庭成员、本人成份、主要社会关系等政治历史情况的调查报告和证明材料；爱人情况登记表。
　　3、入党、入团、参军、提干、出国的政审材料；高等学校学生考生政审表；
　　4、更改民族、年龄、国籍、入党入团时间和参加革命工作时间等过程中形成的个人申请、组织审查报告、上级批复及所依据的证明材料、上级批复等材料。
　　●第六类　参加中国共产党、共青团及民主党派的材料
　　1、批准转正的中国共产党入党志愿书、入党申请书（1－2份系统、全面的）、预备党员转正申请书、入党考察材料（申请入党积极分子考察登记表、发展党员考察表等）；
　　2、中国共产党党员登记表、党员暂缓登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；
　　3、民主评议党员中形成的组织意见，被劝退或除名党员的主要事实依据材料；延长预备期或取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料；
　　4、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，优秀团员事迹材料，退团材料；
　　5、加入民主党派的申请书、登记表、批准加入组织的通知等有关材料。
　　●第七类　奖励材料
　　1、县（团）级以上单位正式命名授予的各种荣誉称号的决定、审批表、登记表、先进事迹材料；
　　2、创造发明和各种业务、技术奖励、通报表扬、立功授勋与嘉奖材料；
　　3、有突出贡献和拔尖人员审批表；
　　●第八类　处分材料
　　包括纪律检查、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；法院判决书；复查甄别报告、决定（结论），上级批复，离婚材料等。
　　●第九类　录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料
　　1、干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料，保险福利待遇材料；1993年以后的工资材料齐全。
　　2、干部调配、干部任免材料，录用和聘用审批表，聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；有与任职经历相应的《干部任免审批（呈报）表》和考察材料，1996年以后的《干部任免审批表》和考察材料齐全，平职调动的只需《干部任免审批表》；《干部任免审批表》须注明任免职务的批准机关、批准时间和文号，应逐项如实填写完整。
　　3、军队授衔、提高职级待遇的登记表、审批表，军队转业、复员、退伍军人登记表、审批表，应征入伍登记表；警察晋衔、晋级，检察官、法官等级评定材料；
　　4、招工、以工代干人员转干审批表、登记表；
　　5、退（离）休审批表，享受××级别待遇审批表；
　　6、出国、出境人员审批表、登记表；
　　7、党代会、人代会、政协代表会、工青妇代表会、民主党派代表会等代表登记表及委员的简历、政绩材料。
　　●第十类　其他可供组织上参考的材料
　　1、历次运动的“思想总结”、“学习小结”或“检查反省”材料。
　　2、有残疾的体检表、残疾等级材料；因公负伤、职业病、可享受劳保待遇或提前退（离）休的依据及体检证明材料；
　　3、干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告、善后处理情况、遗书等；
　　4、民事纠纷判决书、调解书。
　　二、组织人事工作业务材料的收集范围
　　1、干部工作业务材料
干部工作业务材料主要指呈报干部所需的材料，具体包括任免请示（报告）、讨论纪要、《干部任免审批表》、《干部任前监督表》、干部考察材料、民主推荐情况等六类材料。具体要求如下：
　　①任免请示（报告）。任免请示应在严格按照《党政领导干部选拔任用工作条例》规定的程序办理后形成，即民主推荐、提出考察对象、组织部门考察、党委集体讨论后按干部管理权限上报。标题一般为“关于×××等同志职务任免（或任职）的请示（报告）”。任免请示的正文一般包括任免的理由和原因、党委（党组）研究的任免意见（拟任免的干部姓名后面要加括号注明年龄、学历，毕业院校、专业及毕业时间，现任职务，女干部、少数民族干部、民主党派干部也要在括号内注明）、征求有关部门意见的情况、其它需要说明的问题等内容。如不完全符合《干部任用条例》有关规定，或超职数配备，民主评议或考察过程中有重大不同意见的，都要加以具体说明。任免请示（报告）的主送单位一律为“县委”（属县委委托县委组织部管理的职务抬头为“县委组织部”），落款应为呈报单位的党委（党组），并加盖印章。
　　②讨论纪要。纪要的内容包括：会议时间、地点、应参加人数、实参加人数、缺席人名单、缺席原因、讨论情况和会外征求缺席人意见的情况等。讨论意见一致的，纪要可以略写；有不同意见的，应将提出不同意见的领导成员姓名和意见要点等情况如实反映，并附讨论记录复印件一份。
　　③《干部任免审批表》。呈报干部任免，必须按要求填写干部任免审批表（一式两份）。填报《干部任免审批表》要实事求是，认真负责，做到字迹清楚规范，内容完整准确。单位党组织讨论、审查后，应签署意见并加强公章。
　　④《干部任前监督表》。凡提拔任职的县管干部，都必须填写《干部任前监督表》（一份），填写时要认真核对干部本人档案材料，做到实事求是，客观公正。
　　⑤干部考察材料。呈报下列人员职务任免，要报送考察材料：提拔任职的；原任职务不属县委或县委组织部管理的；需要连任或调任他职的；平职担任重要职务的；因犯有错误或不胜任拟免职的。由单位党组织在推荐的基础上对拟任免干部进行考察，形成考察材料。为便于资料的保存和归档，要求按规定格式打印，报送文字材料时并同时将文稿拷盘报送。
　　⑥民主推荐情况。呈报干部任免，属提拔任职的和平职担任重要职务的须报送民主推荐材料。材料要写明推荐的时间、主持者、形式（是会议集中投票推荐还是个别谈话推荐）、内容（是推荐具体职务还是笼统地推荐拟提拔某职级的人选）、参加人员范围、应参加人数、实参加人数、发出和收回推荐票数和得票情况、得票顺序等。得票情况应将所有被推荐人的姓名和得票数以得票多少为序列出。
干部工作过程中形成的其它材料，如干部统计资料、《干部花名册》、《公务员年度考核登记表》等，均按具体规定和相关要求整理、报送。
　　2、组织工作业务材料
组织工作业务材料主要包括发展党员材料等，具体要求如下：
　　⑴、发展阶段
发展阶段的材料包括：入党申请书（若干份）、入党志愿书、自传材料（附家庭成员及主要社会关系的情况）、入党积极分子培养考察表、本人及主要社会关系政审材料、发展对象公示情况登记表、支部征求党内外群众意见的原始材料、支部综合考察意见、支部大会讨论记录、本人需要向组织说明的其他问题的材料、思想汇报（若干份）、发展前集中培训情况材料、优秀团员入党推荐表、计生、综治等证明材料；
　　⑵、转正阶段
转正阶段材料包括：预备党员转正申请、预备党员转正群众座谈会原始记录、预备党员转正公示情况登记表、支部综合考察材料。
　　3、干部教育工作业务材料
凡经组织人事部门调训，或在省市系统内参加各级各类培训的人员，均需按要求填写《干部培训登记表》，并按规定将此表报送组织人事部门存入干部本人档案。
　　4、其它组织工作业务材料
在组织人事工作过程中形成的其它材料，或按组织人事部门要求报送的其它材料，可按照具体规定或参照上述要求，报送组织人事部门存档。
　　三、材料的收集方法及填写、报送要求
　　㈠、建立健全材料收集归档制度。
　　①材料移交制度。按照干管权限，凡属上述规定范围内的档案材料及组织人事业务工作材料，应在材料填写完整、手续完备后的20天内报送组织人事部门的相关业务科（股）室，由业务科（股）室审定后按干部管理权限转送县委组织部干部科、县人事局公务员管理股存入干部本人档案；材料在转递、报送过程中应按要求填写《材料转递通知单》，并按有关规定和要求办理好交接手续。
　　②索要清收制度。干部档案管理部门要与有关部门保持密切联系，定期（季度、半年、1年）或不定期索要应归档的干部人事档案材料，各乡镇、各单位要高度重视，积极配合，认真搞好相关材料的收集、报送工作。
　　③检查核对制度。干部档案管理部门要定期（季度、半年、1年）对所管干部档案材料进行检查，将不符合归档要求的材料退回形成单位重新制作或补办手续；不属于干部档案范围的材料，予以剔除或退回原单位处理；发现缺少的材料，应及时、有计划地进行收集。
　　㈡、材料填写的基本要求
　　1、应归档的材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚、对象明确，有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。
　　2、应归档的材料必须手续齐全、完备，凡个人填写的材料必须署名并填写材料形成时间；凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，由组织注明。
　　3、应归档的材料一般使用16K规格的办公用纸（特殊规定的除外），材料左边应留出2－3厘米的装订边。除规定应用原表填写的材料外，一般材料应按要求进行打印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。
　　㈢、常见材料的收集、报送程序
　　1、干部履历表：个人填写→基层党组织审查（签署意见，加盖公章）→组织人事部门审核→归入干部个人档案。
　　2、年度考核登记表：个人填写→单位评定考核等次→完善手续（签字、盖章）→组织人事部门审核→按规定程序核定考核等次→归入干部本人档案。
　　3、学历学位材料：干部本人到毕业院校领取学历学位材料（具体材料要求如前）→填写《干部学历学位呈报审批表》→单位进行初步审验（证书原件、学历学位材料）→组织人事部门审核（证书原件、学历学位材料）→按规定集中报上级学历学位主管部门审批→更改、登记干部学历学位→通知干部本人及所在单位→将学历学位材料归入干部档案。
　　4、专业技术职称材料：符合条件的人员按要求填表申报→单位审核→县人事局审查→按规定审批或报批→专技股定期将专业技术职称材料转送相关科（股）室归入干部本人档案。
　　5、入党材料：个人提出入党申请→单位党组织审查、讨论、培养→组织部审批→（以下情况①或②）：
　　①、同意纳新→预备党员材料由干部所在单位党组织收存→（预备期满）→干部提出转正申请→基层党组织进行审查、讨论→按期转正→组织部审批→入党材料由组织科审查、收存→定期转相关科（股）室存入干部本人档案；
　　②、暂不同意纳新→入党材料由单位党组织收存→按程序继续进行考察、培养或停止培养。
　　6、奖励材料：个人按要求填写《奖励审批表》→单位党组织审查（签署意见，加盖公章）→按规定进行报批→奖励、表彰情况报组织人事部门备案→定期将《奖励审批表》归入干部本人档案。
　　7、处分材料：纪检、监察部门查证、处理→形成处分决定（意见书）→组织人事部门备案→存入干部本人档案。
　　8、调资材料：单位呈报→组织人事部门审批→调资审批表由县人事局工资股审查、收存→定期转送相关科（股）室归入干部本人档案。
　　9、干部任免材料：单位按规定的程序和规范的格式呈报→按干部管理权限进行考察、讨论、决定→由相关业务科室对材料进行筛选、鉴别→定期将归档材料归入干部本人档案。
　　10、其它材料：其它材料按具体规定或有关要求呈报、归档。
　　四、加强领导，严明纪律，以高度的政治责任感切实做好组织人事工作相关材料的收集、报送和归档工作
　　干部人事档案材料和组织人事工作业务材料是国家档案的重要组成部分，是党和国家历史资料的核心内容，是组织人事部门按照党的干部政策培养、选拔和任用干部工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的档案材料，是历史地、全面地考察了解干部和正确使用干部的重要依据。目前，在填写报送组织人事工作相关材料的过程中还存在材料填写不规范、材料内容不完整、审查手续不完备、报送及转递程序不正规等问题，为此，科学地、规范地、准确地做好组织人事工作相关材料的收集、报送、归档工作具有重要的现实意义。各有关部门和单位应严格按照干部人事档案的收集归档范围的要求，积极主动地做好干部人事档案材料和组织人事业务工作资料的收集、报送、归档工作。
　　1、各单位所属干部的上述各种材料，除干部人事档案管理部门收集外，各单位办公室及负责组织、人事工作的有关工作人员要及时收集和报送。上述各种材料收集后应及时送交干部档案管理部门整理归档（全县副科以上领导干部和党群系统、乡镇政府干部的档案归县委组织部管理，其它干部包括专业技术干部的档案以县人事局为主管理）。
　　2、各单位分管干部、人事工作的领导要加强对干部档案材料和组织人事工作业务材料收集归档工作的督促检查，各单位组织、人事工作人员应认真负责地做好此项工作。
　　3、收集、报送干部人事档案材料和组织人事工作业务材料的人员必须严格遵守保密纪律，不得遗失材料，也不得擅自涂改、编造和泄露材料的内容。
　　4、干部人事档案管理部门接收干部人事档案材料必须认真审核并办理登记和收签手续。凡归档材料不齐、内容不准确、手续不完备的干部人事档案材料，干部人事档案的管理部门应责成移交单位按有关要求收集齐全后，方能接收。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　中共竹山县委组织部
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　  竹山县人事局
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2004年12月28日